Подготовка новогоднего корпоративного мероприятия, рекомендации

Как всё предусмотреть в процессе подготовки новогоднего корпоратива? Как правильно разработать концепцию мероприятия? Что представляет собой структура корпоративного праздника? Ответы на эти и другие вопросы ищите в статье…

Поводы для организации корпоратива могут быть различными, однако важно следовать одному основополагающему принципу – мероприятие должно объединить людей, развлечь и по итогу запомниться на долгое время. В идеале корпоративный праздник выполняет несколько задач:

  • — реализует диагностическую функцию;
  • — способствует развитию корпоративной культуры, формированию и закреплению норм, ценностей фирмы;
  • — получение бесценного опыта командной деятельности, укрепление корпоративных отношений, сплочённости, и как следствие работоспособности коллектива;
  • — снятие психологического напряжения в коллективе (который явился результатом масштабных кадровых перестановок, конфликтов или чрезмерной загруженности сотрудников);
  • — повышение лояльности по отношению к фирме;
  • — поднятие творческого потенциала сотрудников;
  • — нестандартный поиск (в неформальной обстановке) новых идей и направлений, благоприятно влияющих на развитие компании.

Организаторы должны понимать, что на их плечи ложится груз ответственности по подготовке мероприятия для большого количества людей, из различных возрастных групп, у которых разные вкусы и предпочтения. У вас вряд ли получится угодить каждому, однако вы учтёте основные интересы.

Разработка сценария должна проходить с учётом интересов фирмы, в единой концепции; к примеру, когда для руководства компании особую ценность представляют семьи сотрудников, в праздничную программу включают конкурсы для взрослых и детей.

Изначально необходимо создать творческую группу, которая и займётся разработкой концепции. В инициативную группу следует включить не более 5 человек с творческими способностями. В идеале должен быть хотя бы один человек умеющий «креативить», второй — с талантом организатора, и ещё «актер», который отбросив всякое тиснение, воплотит любой задуманный образ.

А если в группу организаторов попадут люди, наделённые определённым авторитетом в коллективе трудящихся, то их идеи, инициативы будут вызывать одобрение и интерес. Главное условие – организаторы не должны ощущать дискомфорта в обществе друг друга. В процессе подготовки группа обязана разработать и утвердить как минимум 4 документа:

  • — сценарный план,
  • — смета,
  • — список приглашённых гостей,
  • — список реквизита.

Постарайтесь создать среди работников праздничное настроение заранее, подогревайте их интерес к предстоящему событию:

  • — повесьте красочную афишу,
  • — за несколько дней до мероприятия сделайте «дразнящую» рассылку по корпоративной почте (обязательно включив в неё информацию о дате и месте проведения, требования к дресс-коду, и несколько интригующих моментов из праздничного сценария);
  • — предложите коллегам включиться в творческий процесс подготовки.

Тогда на корпоратив придут исключительно заинтересованные люди. При этом никто из приглашённых не будет считать себя лишним на праздничном вечере. На корпоративное мероприятие обычно приглашают всех сотрудников организации, не зависимо от должности. При этом важно на протяжении всего праздничного вечера подчёркивать равенство сотрудников (дабы никого не обидеть, соберите всех приглашённых в одном зале или за одним столом).

Уделите внимание неизменным, неотъемлемым атрибутам праздника:

  • — в нашем случае это Дед Мороз с мешком подарков,
  • — Снегурочка,
  • — мандарины,
  • — шампанское,
  • — ель;

Их важно обыграть в рамках концепции, выбранной за основу.

К примеру, в качестве украшений для ёлки можно использовать что-то связанное с деятельностью фирмы (шарики с цветами предприятия или её символикой, сувенирную продукцию). Новогоднее дерево можно задействовать в одном из конкурсов, а шефу предложить примерить на себя роль Деда Мороза, это только пойдёт на пользу его авторитету.

Подготовка новогоднего корпоративного мероприятия, рекомендации

Правильная организация праздника включает следующие ключевые моменты

  1. Утверждение бюджета. Совет! Определяясь с величиной денежного взноса, учитывайте, будет ли она посильна для сотрудников.
  2. В смету внесите статью «непредвиденные расходы», которые могут возникнуть при различных обстоятельствах (разбитая посуда, появление на вечере гостей, не внесённых в список приглашённых).
  3. Составление списка участников, меню банкета.
  4. Выбор и бронирование места проведения торжества. Совет! Помещение лучше выбирать с возможностью зонирования пространства. Помимо танцопа, основного зала, где будет проходить банкет, важно организовать зону для неформального общения, где гости смогут отдохнуть от суеты, познакомиться друг с другом, обсудить насущные вопросы.
  5. Транспортировка участников, ведущих, организаторов, артистов.
  6. Работа с декорациями, праздничное оформление
  7. Продумывание и закупка подарков, аксессуаров для конкурсов.
  8. Разработка сценария, поздравительных текстов.
  9. Техническое обеспечение, которое предполагает наличие звуковой аппаратуры, музыкальных инструментов, должного освещения, места, отведённого под сцену, ди-джея.
  10. Проведение репетиций.

Из всех предложенных идей проведения корпоративного праздника выберите наиболее оригинальную, но легко реализуемую концепцию, тогда ваши коллеги обязательно «загорятся» ею. Разработка концепции обычно проходит в несколько этапов.

  1. Высказываются любые идеи, предложения (их число не ограничено), они не подвергаются критике. Зачастую самая неожиданная, на первый взгляд, идея преобразуется в интересную концепцию.
  2. Отсеиваются лишние идеи, остается два — три наиболее приемлемых варианта.
  3. Концепция разрабатывается более детально.
  4. Оформляется основная идея праздника.

Запомните, что без обобщающей, проработанной концепции вечера, под которую «подгоняется» вся программа, ваше мероприятие превратится в традиционное застолье, когда гости скучают, кушают и безучастно наблюдают за происходящим на сцене.

Остановимся подробнее на структуре корпоратива. В сценарии мероприятия должно быть предусмотрено несколько блоков:

  • — начало праздника,
  • — конец, н
  • — насыщенная конкурсами и иными развлекательными моментами середина (на ней делается особый акцент, дабы в сценарии не было «белых пятен» и приглашённые гости не заскучали).

Приведём пример.

  1. 1-ый блок. Съезжаются гости, им предлагается аперитив. Руководящий состав предприятия произносит поздравительную речь, особо отличившихся работников премируют.
  2. 2-ой блок. Банкет продолжается, проводятся конкурсы, реализуется шоу — программа.
  3. 3-ий блок. Фееричное окончание программы, призванное ещё больше сплотить коллектив. Поставить красивую точку нужно уметь. Вечер можно завершить выступлением приглашённой «звезды», творческого коллектива, проведением дискотеки, запуском фейерверка.

Выше был представлен классический вариант проведения корпоративного праздника. Чтобы получить интересное, насыщенное событиями, яркое мероприятие, необходимо подготовить индивидуальный сценарий в определённой тематике. Наличие сценария гарантирует последовательность и систематичность в действиях организаторов, чёткое представление происходящих событий в определённые временные промежутки, предупреждение накладок, излишних волнений. Следуя сценарному плану можно отследить и изменить, а также подстроить под ситуацию некоторые моменты в регламенте мероприятия, подключить импровизацию.

Репетицию следует провести как минимум за день до праздника, а также утром в день события (когда торжество планируется на поздний вечер). Всегда оставайтесь на связи с персоналом организации, которая предоставила зал для проведения праздника. Вы должны быть осведомлены о том, где в данный момент находятся люди, ответственные за ту или иную часть оказываемых услуг.

Вы должны понимать, что с приближением даты торжества, календарного праздника, возникают сложности с организацией:

  • — труднее подобрать желаемый зал для банкета,
  • — пригласить именно тот творческий коллектив, который хотелось бы увидеть,
  • — приобрести декор для оформления,
  • — заказать сувенирную продукцию.

Поэтому лучше заранее (за несколько недель, месяцев) забронировать артистов и площадку. Важно все договорённости оформить документально, внести предоплату, это послужит гарантией своевременного оказания услуг. Можно довериться профессионалам своего дела и поручить им организацию праздника; они разработают развлекательную программу с учётом ваших пожеланий, корпоративных традиций.

Включите в «обязательную» застольную часть тосты, поздравления, специальные игры, розыгрыши, конкурсы. Конечно, нужно отвести время на поглощение деликатесов, дружеские беседы, однако разбавить эти моменты всё-таки следует.

Поздравление сотрудников с праздником, объявление благодарности за старание, должно стать приятной обязанностью руководителя, которого волнует будущее компании (важно понимать, что ничто так не мотивирует людей к новым победам, как похвала и благодарность).

Важно учитывать особенности коллектива и его численность. Если коллектив состоит из нескольких сотрудников, то начальник может поздравить каждого из них, сказав несколько тёплых слов, преподнеся символические подарки. Достойное поведение руководителя благоприятным образом сказывается на атмосфере коллективного празднества, и задаёт грань дозволенного, за которую сотрудники не должны переступать.

Уместно будет включить флеш-моб, игру, которая задействует большую часть присутствующих: и даже если не все смогут побыть игроками, но те, кто не будет включён в игровой процесс, станут заинтересованными зрителями. Тогда праздник станет поистине общим для всех.

Многое будет зависеть от профессионализма ведущего, он должен суметь заинтересовать, вовлечь в конкурсы и игры приглашённых гостей, не обращаясь к уговорам. В противном случае, если гостя принудить к участию, он конечно из вежливости согласиться поиграть, но при этом не получит удовольствие от процесса, и весь оставшийся вечер будет стараться не попадаться на глаза ведущему. Чтобы этого не произошло, и в играх приняло участие как можно больше людей, ведущий должен не просто подготовить конкурсы, но и вовремя их предложить; лучше если у него в запасе будет много всевозможных вариантов развлечений. У игр и конкурсов должны быть простые правила (исключающие заумные задачи), оригинальный и малоизвестный сюжет; в них должны использоваться атрибуты календарного праздника:

  • — ёлочные украшения,
  • — хлопушки,
  • — серпантин.

Если в конкурсе изъявили желание поучаствовать большое количество гостей, важно постараться корректно отказать, но пообещать предоставить возможность проявить себя в других играх. Когда игра излишне увлекла гостей, и они отказываются её прерывать, не настаивайте на её завершении, продлите участникам удовольствие.

Призов для конкурсов должно быть в избытке. Рассчитать количество просто: каждый гость должен остаться с призом, и это количество смело умножается на два. Откажитесь от розыгрыша серьёзных дорогих призов, так как это потребует дополнительных затрат и может спровоцировать ситуацию зависти. Как вариант, главным призом в шуточном состязании может стать большая корзина мандаринов.

С количеством конкурсов действует одна «заповедь» — не переборщи! Если праздничная программа рассчитана на 3-4 часа, то достаточно провести 3-5 основных, и иметь про запас 3 дополнительных конкурса.

Важно контролировать количество выпитых спиртных напитков. Может наступить такой момент, когда только от вас будет зависеть (точнее от вашего вмешательства), выйдет ли мероприятие из-под контроля, омрачится последствиями от злоупотребления спиртным. В обязанности организаторов входит присмотр за гостями, точнее за их состоянием.

Без ситуаций, когда кто-то из присутствующих на праздничном вечере перебрал с алкоголем и опьянел, редко какой корпоратив обходится. Поэтому важно как можно незаметнее отправлять таких людей домой, дабы они не потеряли свой авторитет в глазах коллег.

автор статьи Гуляева Анастасия Алексеевна, педагог-филолог

Оставьте свой комментарий: